|
1. Giới thiệu sơ
lược Outlook 2007
|
|
2. Các thao tác
cơ bản
|
|
1. Giới thiệu sơ lược Outlook 2007
|
|
Giao diện mới của Outlook 2007 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn
đã sử dụng Microsoft Office Word 2007, các giao diện sẽ quen thuộc với bạn
hơn vì trong Outlook 2007 được soạn thảo dựa trên Word 2007, các lệnh trong
Word sẽ có sẵn khi bạn soạn soạn nội dung trên Outlook.
Ribbon của outlook 2007 được sắp xếp như sau:
1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác
nhau. Ở hình trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các
lệnh và các nút lệnh.
2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta
có thể gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic Text.
3 Trong hộp Font chữ có chứa các
kiểu chữ dùng để định dạng các kiểu chữ.
|
|
|
Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi
và nhanh chóng hơn.
1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối,
sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra.
2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu
bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn
bản.
|
|
|
Bạn có thể dùng các phím tắt để thay cho dùng chuột. Các phím
tắt bắt đầu bằng cách nhấn Alt hoặc Ctrl, sau đó nhấn các phím khác thì
thanh công cụ sẽ hiện ra, bạn có thể truy cập các công cụ một cách nhanh
chóng. VD: Alt + F(mở nút File), Ctrl + N (tạo một email mới)…
trong quá trình sử dụng Outlook bạn sẽ tự biết được nhiều phím tắt lý thú
khác nữa..
|
|
|
1 Khi bạn nhấn vào các Tab Day, Week,
Month thì nó sẽ nhanh chóng chuyển đổi lịch giữa hàng ngày, hàng tuần,
hàng tháng.
2 Quay lại và chuyển tiếp nút cho phép bạn nhanh chóng đi
vào ngày hôm sau, tuần hoặc hàng tháng trong lịch.
3 Với Tasks: Bạn có thể sử dụng khu vực này để theo
dõi các ghi chú của bạn. Bạn có thể hihglight các ghi chú này bằng cách thêm
cờ và tô màu cho nó.
|
|
|
Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp,
địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2007, Contacts có tác dụng
lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có
thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts.
|
2.
Các thao tác cơ bản
Để tạo một Email mới có các nhiều
cách. Bạn có thể làm một trong các cách sau:
1 Nhấp vào biểu tượng New Mail Message
2 Nhấp vào File chọn New chọn
tiếp Mail Message
3 Bạn có thể dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N
Sau khi mở được form (biểu mẩu) email
mới, bạn gõ địa chỉ Email người bạn muốn gửi vào hộp To và chủ đề vào hộp Subject. Sau đó bạn nhập nội
dung chủ đề ở form bên dưới. Bước cuối cùng là bạn nhấp vào nút Send, thì email sẽ được gửi đi.
|
|
|
 Bạn có thể gửi một nội dung Email cho nhiều người bằng cách: Ghi thêm địa chỉ những người cần gởi vào hộp CC |
|
|
 Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong email gửi đi. Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định, bằng cách nhấp vào Signature như hình trên (có 2 phần chính).
1 Nếu
bạn đã tạo chữ ký trước đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây
2 Để
tạo chữ ký mới, thiết lập một chữ ký mặc định, hoặc sửa đổi hiện có chữ ký,
bấm vào Signnature
|
|
|
 Khi bạn mở một email trong Outlook để đọc nội dung và bạn muốn trả lời một email này thì chỉ cần nhấp nút Reply. Một form (mẫu biểu) email mới mở ra đã được ghi sẵn địa chỉ gởi đến người gửi email cho bạn. Bạn chỉ cần viết nội dung thông báo và nhấp vào nút Send. |
Bạn
muốn lưu lại nhưng thông tin người gửi email cho bạn, thì chính Outlook là
một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử
dụng như sổ tay nhỏ của bạn. Để nhập một contact mới, nhấn nút Contacts trong
Navigation Pane, sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form
nhậpNew Contact. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and
Close. .
|
Bạn
muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn
làm các bước sau:
1 Nhập
địa chỉ người nhận Email ở hộp TO
2 Nhập
tiêu đề Email ở hộp Subject
3 Nhấp
vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn
file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.
4 Bạn
có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn vào
nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.
|
Để
chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bước sau:
1 Chọn
hình ảnh bạn đã đưa vào trong email.
2 Bạn
sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó.
3 Bạn
dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn.
Bạn
cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin
nhắn.
|
|
|
 Trong Outlook 2007, khi bạn nhận được các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trước khi mở chúng hoặc lưu về ổ đĩa. Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn, tránh lưu về các mã độc.
Để
xem được các file này ta nhấn vào biểu tượng file đó (như hình trên). Bạn có
thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook).
|
|
|
1. Các chức năng
khác trong Outlook 2007
Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhỡ các nhiệm
vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau:
1
Nhấp nút Tasks trong Navigation
Bar.
Danh sách các tác vụ xuất hiện.
2
Nhấp text ghi là Type a New Task.
Các từ biến mất, và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy).
3
Gõ nhập tên của nhiệm vụ
Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List
4
Nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ mới di chuyển xuống
Task List với các nhiệm vụ khác khác.
|
Contact là một công cụ quản lý và lưu trữ thông tin
của những người gửi email cho mình một cách hiệu quả. Để tạo một Contact mới,
hãy làm các bước sau đây:
1 Nhấn nút Contacts trong Navigation Pane,
sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New
Contact.
2 Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó
nhập Save and Close. Thế là bạn có một danh sách Contacts.
|
|
|
Outlook 2007 có một tính năng mới được gọi là To-Do Bar vốn
tập hợp lại tất cả những việc cần làm và hiển thị chúng trong một phần của
màn hình Outlook. Mục đích của To-Do Bar cho biết sơ bộ những gì cần làm,
thay vì yêu cầu người dùng kiểm tra lịch, sau đó kiểm tra hộp Inbox và sau đó
kiểm tra Task List. Các mục thường thấy nhiều nhất trong To-Do Bar bao gồm:
1 Các tác vụ mà bạn đã nhập
2 Vài cuộc hẹn kế tiếp
3 Các thông báo email đã được thêm cờ để tiến hành.
|
Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email,
hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bước
sau:
1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow
Up.
2 Sau đó chọn màu cờ.
Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình
lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu.
|
|
|
Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bước
sau:
1 Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO
BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook.
2 Nhấp text ghi là Type a New Task.
Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đường
nhấp nháy).
3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong
Task Lis của To-Do Bar
4 Nhấn phím Enter.
Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với
những nhiệm vụ khác.
|
|
Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email,
hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bước
sau:
1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow
Up.
2 Sau đó chọn màu cờ.
Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình
lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu.
|
Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi,
nhưng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó, như vậy sẽ
hay hơn.
Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất, làm theo các bước
sau:
1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay
nhấn Ctrl+4).
Module Tasks mở.
2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của
Navigation Pane.
3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã
hoàn tất. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm.
Khi đánh dấu kiểm vào hộp, tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đường
thẳng xuyên qua nó. Như vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất.
|
Nếu bạn thích công cụ TO-DO BAR, bạn có thể đưa nó ra
màn hình Outlook mà không cần phải vào Contacts. Để thực hiện bạn
làm theo cách sau đây:
Nhấn vào View, chọn TO-DO BAR, chọn Normal.
Để ẩn TO-DO BAR bạn nhấn Ctrl+ F2 hoặc nhấn
vào Minimize the To-Do Bar.
 Để tắt TO-DO BAR bạn nhấn ALT + F2 hoặc nhấn Close TO-DO BAR  |
|
|
Bạn muốn những Email sếp gởi cho bạn đều có màu nổi bật
(VD: màu đỏ). Với Outlook 2007 thì việc đó thật dễ dàng, hãy làm theo các
bước sau đây:
1 Từ MS Outlook,
chọn Tool >> Organize, bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook
xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook.
2 Trong hộp thoại này, bạn chọn Using Colors.
Trong mục Color message, chọn From. Nhập địa chỉ email của sếp ở
hộp thoại kế bên, sau đó chọn màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp.
3 Nhấp vào Apply Color, vậy là những lá thư
của sếp sẽ có màu theo ý bạn.
|
Bạn có thể sắp xếp hộp Inbox mail bằng việc đánh dấu màu
sắc. VD như bạn chọn màu xanh cho các Email gởi từ công ty, màu tím là các
Email của bạn học và Màu đỏ là Email của sếp…
1 Từ MS Outlook,
chọn Tool >> Organize, bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook
xuất hiện một hộp thoại Ways to Organize Outlook.
2 Trong hộp thoại này, chọn Using Colors. Trong
mục Color message, chọnFrom. Nhập địa chỉ email đã lựa chọn ở hộp thoại
kế bên, sau đó chọn màu thích hợp ở hộp thoại kế tiếp.
3 Nhấp vào Apply Color, vậy là các Email sẽ
được sắp xếp theo các màu đã chọn.
|
|
|
Hàng ngày bạn có quá nhiều Email để xử lý, có một số Email người
dùng muốn đánh dấu để sau này quay lại xử lý sau. Bạn có thể đánh dấu các
Email bằng thẻ màu trong Categories, hãy làm theo cách sau đây để tạo các thẻ
màu:
Nhấn chuột phải lên tiêu đề Email, chọn Categorize, sau đó chọn
các thẻ màu theo ý bạn mà đánh dấu.
|
|
|
Mục
đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng
biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa.
|
|
|
 Cách tạo các thư mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọnNew Folder, đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK. |
|
|
 Sau khi đã tạo ra một thư mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục đó. Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột ra. |
|
|
 Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này.
Để
dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau:
1 Nhấn
chuột phải vào tiêu đề Email.
2 Chọn Move
To Folder.
3 Chọn
thư mục bạn muốn lưu
4 Ok
|
|
|
 Bạn có thể xóa bỏ thư mục chứa các email bằng cách: Click chuột phải vào thư mục muốn xóa, chọn Remove from Favorite Folders. Thư mục đó sẽ biến mất. Đừng lo lắng vì thư mục này vẫn ở trong hộp Inbox, nó chỉ ẩn đi thôi. |
Các
Email của bạn trong outlook rất nhiều, đôi khi bạn cần tìm kiếm một Email cũ
nhưng bạn không biết Email đó nằm ở đâu trong cả ngàn Email được lưu trong
các thư mục. Với Outlook 2007 thì bạn sẽ không mất thời gian để tìm từng
Email nữa.
|
|
|
 Với công cụ Instant Search thi công việc tìm kiếm Email của bạn rất dễ dàng, Bạn cần phải có một ít thông tin về Email bạn cần tìm, bạn có thể ghi địa chỉ Email hoặc một số từ ngữ của nội dung Email đó. Tất cả các kết quả tìm thấy sẽ hiện ra một cách nhanh chóng. |
|
|
2. Tạo chữ ký cho
Email
Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn, các nhà kinh doanh
thì thường để thông tin liên lạc, để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng
liên lạc với họ.
Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hước hay cá nhân
Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao
gồm:
1 Tên của bạn.
2 Chuyên môn của bạn.
3 Địa chỉ và số điện thoại.
Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ
Website, hay một chữ ký bằng tay. Logo của công ty, hoặc hình ảnh của mình.
Hình ảnh, hình ảnh, clip và nghệ
thuật có thể làm chậm việc gửi Email. Do đó dung lượng của các thông điệp bạn
thêm vào phải tương đối nhỏ.
|
|
|
Bạn
phải quyết định khi nào đưa vào một chữ ký mà bạn được phép tạo trong Outlook
Web Access. Chữ ký của bạn dành cho công việc kinh doanh có thể rất quan
trọng. Trong trường hợp đó, bạn có thể thích để nó bên ngoài các thông báo mà
bạn gởi đến những người bạn của bạn hơn.
Tạo
một chữ ký trong nội dung Email: Nhấn vào nút Signature chọn
Signatures, một form sẽ hiện ra.
|
|
|
Bạn
nhấn vào New, Nhập tên tiêu đề cho chữ ký, nhấn OK.
Có
thể cho chữ ký là tên của bạn, hoặc chọn bất cứ điều gì khác. Nếu muốn tạo ra
nhiều hơn một chữ ký, bạn có thể sử dụng thêm tên mô tả về bản thân bạn.
|
|
|
|
|
Sau
khi nhập các thông tin về bạn trên chữ ký, bạn có thể dùng các công cụ để
chỉnh sửa, trang trí cho chữ ký của bạn đẹp hơn. Các công cụ như Font, tô
màu…
Sửa
đổi chữ ký của bạn:
Sau
khi bạn đã tạo ra một chữ ký, thật dễ dàng để sửa đổi nó. Nếu bạn muốn tiết
kiệm thời gian cho một bài viết, chỉ cần sửa đổi chữ ký ngay trong bài viết -
làm cho thay đổi cũng như sửa đổi bất kỳ các ký tự của văn bản Email của bạn.
Nếu bạn muốn sửa đổi lưu chữ ký, bạn sẽ cần phải trở về Chữ ký và thực hiện
các thay đổi của bạn từ đó.
|
|
|
3. Tạo chữ ký ấn tượng
Nếu trong chữ ký là một hình ảnh hoặc
logo của công ty, thì nó có tác dụng giúp khách hàng dễ dàng nhận dạng về bạn
hoặc công ty của bạn. Để thêm một hình ảnh, nhấp chuột vào nút Picture, chọn hình ảnh và nhấn Insert. Lưu ý hình ảnh có dung
lượng lớn cần phải resize lại trước khi chèn.
Bạn có thể thêm vào chữ ký của bạn một liên kết Website. Ví dụ: bạn có thể sử dụng để quảng cáo cho một công ty của bạn, của một trang web hoặc để người nhận trực tiếp đến một địa chỉ email. Để liên kết bạn nhấn vào nút Insert Hyperlink, ghi địa chỉ bạn cần link tới, nhấn insert. |
Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook
2007, nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những người
khác.
Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình, bạn sẽ có một Business Card để sử dụng, sau đó bạn có thể đưa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nútBusiness Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị như trong hình trên. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc, người nhận email có thể dễ dàng lưu thông tin liên lạc của bạn, bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet), có nghĩa là thông tin liên lạc, liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho người nhận để tiết kiệm thời gian. |
|
4. Thêm RSS vào Outlook |
|
4. Thêm RSS vào Outlook
|
 Khi thêm một RSS vào Outlook, bạn nhận được tin tức trên các website tự động gửi đến hộp thư Outlook của bạn. Thông tin RSS được gởi qua một phương tiện gọi là feed. Feed chỉ là một cơ cấu để cập nhật thông tin khi nó thay đổi. Các blog và podcast thường cung cấp các feed RSS nhằm cho phép bạn theo dõi các mục hoặc tập mới. Hầu hết các dịch vụ tin tức cũng cung cấp RSS để bạn có thể đọc tin tức mới nhất trên Outlook của bạn. Tờ New York Times, Wall Street Journal, Associated Press và nhiều dịch vụ tin tức khác có RSS và hiện nay rất nhiều tờ báo ở Việt Nam cũng có chức năng này. Outlook 2007 có một folder riêng biệt nhận các RSS để bạn có thể tổ chức thông tin theo cách bạn thấy hữu dụng.
Đăng ký một RSS Feeds trong Internet Explorer như
sau:
1 Nhấp nút Feeds ở phần trên cùng của màn hình.
Khi mở một website hoặc blog cung cấp một feed RSS, nút
Feeds ở phần trên cùng của màn hình Internet Explorer thay đổi từ màu ám
thành màu cam.
2 Nhấp link Subscribe to This Feed.
Hộp thoại Subscribe to This Feed xuất hiện.
3 Nhấp nút Subscribe
Hộp thoại Subscribe to This Feed đóng lại.
Bây giờ bạn có thể xem Feeds trong Internet Explorer 7 hoặc
Outlook 2007.
|
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét