Dùng Mail Merge gửi thư, in nhãn hàng loạt trong Word 2007

Bạn phải gửi thư chào hàng, thông báo cho hàng trăm khách hàng hay in phiếu báo điểm, bảng lương, nhãn sản phẩm… mà phải đánh máy, cắt dán cặm cụi thì quả là cực hình và lại không được “sếp” đánh giá cao. Thay vào đó, bạn hãy khai thác tính năng Mail Merge trong Word.Sử dụng tính năng Mail Merge để gửi thư, in nhãn hàng loạt.

Trong mọi tình huống, để thực hiện tính năng Mail Merge (MM) bạn đều phải chuẩn bị hai tập tin, một là file Word chứa nội dung thư mẫu hay khuôn dạng nhãn mẫu và hai là tập tin dữ liệu chẳng hạn như danh sách tên và địa chỉ của người nhận mà bạn muốn kết hợp với thư mẫu và tốt nhất là sử dụng file Excel (mặc dù MM hỗ trợ rất nhiều dạng file dữ liệu nhưng với thế mạnh về tính toán và cho phép sử dụng công thức nên Excel luôn được khuyên dùng).

Chú ý, file Excel cần được chuẩn bị trước và dữ liệu hay danh sách người nhận nên bắt đầu từ dòng thứ hai, dòng thứ nhất là tiêu đề ứng với cột dữ liệu và nên sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để dễ phân biệt trong quá trình trộn dữ liệu.

Để thực hiện MM, bạn mở file Word chứa nội dung thư mẫu hoặc tạo mới. Lưu ý, nội dung trong Word sẽ chứa nội dung giống nhau cho tất cả mọi người, nó có thể là một lá thư, nhãn sản phẩm, phiếu giảm giá…

Kế tiếp, đối với Word 2003, bạn chọn menu Tools > Letters and Mailings nếu muốn gửi thư, hoặc chọn Envelopes and Labels nếu tạo nhãn (trên một trang in có thể chứa nhiều nhãn).

Đối với Word 2007 bạn chuyển sang thẻ Mailings, nhấn Start Mail Merge sau đó chọn Letters hoặc Labels. Trong Word 2003, nếu bạn chưa thấy thanh công cụ MM thì có thể vào menu View > Toolbars > Mail Merge. Bước tiếp theo chọn biểu tượng Open Data Source trên thanh công cụ, với Word 2007 chọn Select Recipients > Use existing list và trỏ tới file Excel.

Tại các vị trí muốn chèn thông tin như tên người, chức danh… bạn chọn Insert Merge fields trên thanh công cụ, khi bảng Insert Merge fields xuất hiện bạn chọn cột tương ứng với trường dữ liệu này. Nhấn Insert, Close và tiếp tục thao tác này ở các dòng nội dung kế tiếp.

Với trường hợp muốn tạo nhãn sản phẩm, bạn sẽ phải tùy chỉnh về thông số khổ giấy in, kích thước nhãn, khoảng cách giữa 4 lề của nhãn và đặc biệt là số nhãn muốn in trên hàng ngang (Number across) và hàng dọc (Number down).

Nếu bạn chọn số nhãn cho hàng ngang hoặc cột dọc nhiều khiến vượt khổ giấy, chương trình sẽ cảnh báo cho bạn biết. Ngoài ra bạn cũng chỉ thao tác cho 1 label, sau đó nhấn Propagate Labels hay Update Labels trong Word 2007 để các label khác tự động hiển thị và bổ sung dòng lệnh nhảy bản ghi kế tiếp (Next Record).

Sau khi đã hoàn tất các bước trên bạn chọn trên thanh công cụ một trong các nút Merge to new documents để MM tự sinh ra một phai mới chứa kết quả trộn; Merge to printer để gửi thẳng ra máy in; Merge to email để chuyển nốt phần việc còn lại sang cho Outlook gửi thành thư, trong đó bạn phải chỉ ra tiêu đề thư, cột chứa địa chỉ thư trong file Excel và kiểu gửi đính kèm hay tự động chuyển thành HTML theo chuẩn của email.

Với Word 2007, bạn nhấn Finish & Merge với các tùy chọn Edit Individual Documents; Print Documents; Send Email Messages để thực hiện công việc tương tự như Word 2003.

Sử dụng Mail Merge để tạo Mail hàng loạt - P1 

1 
(2010-09-24 01:37:00)
1. Mail Merge căn bản a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

1. Mail Merge căn bản

a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

1. Những tài liệu ban đầu.

2. Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

3. Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

b. Tài liệu chính

Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

1. Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

2. Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

c. Thông tin người nhận

Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v...

Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng (table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

Thông tin người nhận thường được liệt kê theo dòng và cột như trong hình minh họa. Nguồn dữ liệu phải có cấu trúc rõ ràng để có thể xác định thông tin cho từng khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư...) hoặc gửi qua mạng (như email).

Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận

a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

Mail merge gồm hai phần chính là tài liệu và danh sách người nhận. Sau khi bạn hiểu những gì đang có hai thành phần chủ chốt và làm thế nào có liên quan, bạn sẽ có thể cài đặt và sử dụng thành công Mail Merges.

b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng. Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

1. Các cột trong một danh sách đại diện cho một nhóm hay loại thông tin. Mỗi cột được xác định bởi một cột tiêu đề. Ví dụ, một khách hàng trong danh sách bạn có thể có các cột cho họ tên, địa chỉ.

2. Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.

Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.

Thông tin về nhân viên của bạn.

Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi hợp nhất hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

Merge fields được bao quanh bởi dấu ngoặc kép (<< >>).

Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường (fields).

Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển Word tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

Trong việc tạo và gửi thư hàng loạt, các trường mà bạn sử dụng được gọi là merge fields, và chúng là những vị trí định sẵn cho các thông tin đến trực tiếp từ một danh sách người nhận. Ví dụ, trong hình minh họa, merge fields đã được cập nhật các thông tin được lưu giữ trong các cột Địa chỉ và Tên của một danh sách người nhận

e. Tìm hiểu Merge field

Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

«Tiêu Đề» «Họ Tên»

«Địa Chỉ Tên Đường»

«Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia»

Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã hợp nhất (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

Ví dụ, bạn có thể muốn tên sẽ được in đậm hoặc màu đỏ. Trong tài liệu chính, chọn trường, bao quanh bởi các vạch hình chữ V ( «»). Trên Tab Home, bấm vào bất cứ lệnh trong nhóm Font hoặc các nhóm Paragraph, hoặc click vào nút Dialog Box Launcher để thực hiện các tùy chọn định dạng mà bạn muốn.

f. Thực hiện mail merge

Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành một thư hợp nhất (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

 

 

Dùng Mail Merge gửi thư, in nhãn hàng loạt

Bạn phải gửi thư chào hàng, thông báo cho hàng trăm khách hàng hay in phiếu báo điểm, bảng lương, nhãn sản phẩm... mà phải đánh máy, cắt dán cặm cụi thì quả là cực hình và lại không được"sếp"đánh giá cao. Thay vào đó, bạn hãy khai thác tính năng Mail Merge trong Word.

Sử dụng tính năng Mail Merge để gửi thư, in nhãn hàng loạt.

Trong mọi tình huống, để thực hiện tính năng Mail Merge (MM) bạn đều phải chuẩn bị hai tập tin, một là file Word chứa nội dung thư mẫu hay khuôn dạng nhãn mẫu và hai là tập tin dữ liệu chẳng hạn như danh sách tên và địa chỉ của người nhận mà bạn muốn kết hợp với thư mẫu và tốt nhất là sử dụng file Excel (mặc dù MM hỗ trợ rất nhiều dạng file dữ liệu nhưng với thế mạnh về tính toán và cho phép sử dụng công thức nên Excel luôn được khuyên dùng).

Chú ý, file Excel cần được chuẩn bị trước và dữ liệu hay danh sách người nhận nên bắt đầu từ dòng thứ hai, dòng thứ nhất là tiêu đề ứng với cột dữ liệu và nên sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để dễ phân biệt trong quá trình trộn dữ liệu. 

Để thực hiện MM, bạn mở file Word chứa nội dung thư mẫu hoặc tạo mới. Lưu ý, nội dung trong Word sẽ chứa nội dung giống nhau cho tất cả mọi người, nó có thể là một lá thư, nhãn sản phẩm, phiếu giảm giá...

Kế tiếp, đối với Word 2003, bạn chọn menu Tools> Letters and Mailings nếu muốn gửi thư, hoặc chọn Envelopes and Labels nếu tạo nhãn (trên một trang in có thể chứa nhiều nhãn). 

Đối với Word 2007 bạn chuyển sang thẻ Mailings, nhấn Start Mail Merge sau đó chọn Letters hoặc Labels. Trong Word 2003, nếu bạn chưa thấy thanh công cụ MM thì có thể vào menu View> Toolbars> Mail Merge. Bước tiếp theo chọn biểu tượng Open Data Source trên thanh công cụ, với Word 2007 chọn Select Recipients> Use existing list và trỏ tới file Excel.

Tại các vị trí muốn chèn thông tin như tên người, chức danh... bạn chọn Insert Merge fields trên thanh công cụ, khi bảng Insert Merge fields xuất hiện bạn chọn cột tương ứng với trường dữ liệu này. Nhấn Insert, Close và tiếp tục thao tác này ở các dòng nội dung kế tiếp. 

Với trường hợp muốn tạo nhãn sản phẩm, bạn sẽ phải tùy chỉnh về thông số khổ giấy in, kích thước nhãn, khoảng cách giữa 4 lề của nhãn và đặc biệt là số nhãn muốn in trên hàng ngang (Number across) và hàng dọc (Number down).

Nếu bạn chọn số nhãn cho hàng ngang hoặc cột dọc nhiều khiến vượt khổ giấy, chương trình sẽ cảnh báo cho bạn biết. Ngoài ra bạn cũng chỉ thao tác cho 1 label, sau đó nhấn Propagate Labels hay Update Labels trong Word 2007 để các label khác tự động hiển thị và bổ sung dòng lệnh nhảy bản ghi kế tiếp (Next Record). 

Sau khi đã hoàn tất các bước trên bạn chọn trên thanh công cụ một trong các nút Merge to new documents để MM tự sinh ra một phai mới chứa kết quả trộn; Merge to printer để gửi thẳng ra máy in; Merge to email để chuyển nốt phần việc còn lại sang cho Outlook gửi thành thư, trong đó bạn phải chỉ ra tiêu đề thư, cột chứa địa chỉ thư trong file Excel và kiểu gửi đính kèm hay tự động chuyển thành HTML theo chuẩn của email. 

Với Word 2007, bạn nhấn Finish & Merge với các tùy chọn Edit Individual Documents; Print Documents; Send Email Messages để thực hiện công việc tương tự như Word 2003.